CONTABILIDAD FINANCIERA BASICA: CICLO CONTABLE; ASIENTOS CONTABLES; PERIODO CONTABLE

Ciclo contable

El ciclo contable es el período de tiempo en el que se registran todas las transacciones que ocurren en una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral o anualmente; el mas usado es el anual.

Los procedimientos del ciclo contable son aquellos pasos que se realizan para mostrar finalmente la información financiera de una empresa.

Durante cada ciclo contable, la empresa realizará una serie de actividades, de forma repetitiva, que conducirán a que registre todos los hechos contables que afectan a su patrimonio. Estas actividades se resumen en 7 fases:

Todos los contadores deben seguir un proceso establecido por las leyes y normas contables las cuales le ayudan a realizan con mayor precisión, exactitud y orden su trabajo

 El ciclo contable consta de las siguientes partes:

1. Apertura: Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del dueño o socios registrados en el inventario general inicial. Con el inventario general inicial se elaboran en el Balance General inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de apertura que sirve para abrir los libros principales y auxiliares.

2. Movimiento: Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad.

El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y libros. Al final se elabora el Balance de prueba.  El contador público y sus auxiliares deben verificar y evaluar constantemente que el ciclo contable sea cumplido a cabalidad. 

3. Cierre: En esta etapa se elabora lo siguiente:

A. Asiento de ajuste: Registrado en el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual traslada a los libros principales y auxiliares.

B. Hoja de trabajo: se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los Estados Financieros como el Balance General y Estado de Resultados.

C. Comprobante de cierre: Se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales o de resultados y se traslada a los libros principales y auxiliares. 

El inventario general final y el Balance General consolidado, elaborados en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el balance general inicial para comenzar un nuevo ciclo contable

El no tener la información en el momento oportuno puede desatar una serie de problemas que en el largo plazo incidirán con el correcto funcionamiento de la empresa, pero sobre todo con la toma de decisiones financieras y gerenciales.

Que es un asiento contable

Como de costumbre, hoy trataremos sobre un tema de consulta muy sencillo pero muy recurrente han por parte de nuestros usuarios, sobre qué se entiende por un asiento contable.

El asiento contable es el registro que se hace en la contabilidad de un hecho económico determinado en la empresa.  Hacer un asiento contable, es contabilizar un movimiento, en el cual se deben reflejar todas las partidas que forman parte de una operación.

Por ejemplo:

Realizar el asiento contable que debe hacer una empresa del régimen común que le compra al régimen simplificado mercancías por el valor de $1.000.000.

Tendremos entonces:

Compras 1.000.000
Retención en la fuente por renta 3.5000
Valor del pago 965.000

En este caso no se cobra Iva puesto que el régimen simplificado no puede facturar ni cobrar Iva.

Lo que debe hacer el comprador, es asumir el 50%  que teóricamente el se hubiera generado por esa venta, lo que nos dará un Iva asumido de $80.000

Bien, el asiento contable es:

Cuenta	Debito	Crédito
143505	1.000.000
240810	80.000
236701		80.000
236540		35.000
111005		965.000

Lo que se hace con el haciendo contable, es reconocer, causar, llevar a la contabilidad un hecho económico sucedido en la empresa. El asiento contable es el mecanismo con el que se ingresa a la contabilidad un hecho económico realizado por la empresa.

  

Periodo contable

El periodo contable, como uno de los principios de Contabilidad considerados por nuestra legislación, se refiere a que las operaciones económicas de una empresa se deben reconocer y registrar en un determinado tiempo, que por regla general es de un año, que va desde el 01 de enero a 31 de diciembre, aunque se puede también trabajar con periodos de tiempo diferentes como el mes, semestre, trimestre, etc.

Este principio supone que las operaciones económicas, así como los efectos de ellas derivados, se contabilizan de forma tal que se correspondan con el período económico en que ocurren, para que las informaciones contables muestren con claridad el período a que éstas corresponden y pueda determinarse el resultado de cada ejercicio económico.

El existir el periodo contable, nos permite medir el desempeño de la empresa al compararlo con otros periodos. El periodo contable permite que se cumpla uno de los principales objetivos de la contabilidad que es su utilidad. La información contable es útil cuando permite ser comparada, y es el periodo contable el que permite esa comparación. Es la comparación la que permite analizar la información contable, para con base a ella tomar las decisiones económicas y financieras.
Como se puede ver, el periodo contable es mucho mas importante de lo que en principio parece, tiene un connotación de suma importancia al permitir que mediante la Contabilidad se pueda determinar la realidad económica y financiera de una empresa, en cuanto permite hacer los análisis comparativos que luego de conocer la realidad de la empresa, permite proyectarla con base a los antecedentes que precisamente gracias a comparabilidad que permite el periodo contable. El periodo contable facilita el proceso de diagnostico y análisis de los resultados económicos en cuanto posibilita el estudio de su comportamiento.

El periodo contable también es aplicado a lo relacionado con impuestos, en donde existe el periodo fiscal, el cual corresponde generalmente al mismo periodo contable, el cual también es regido por los mismos principios.
Los ingresos, gastos e impuestos deben registrarse en el período económico en que ocurren. Claro esta que esto no impide que en el caso que existan errores, estos no se puedan corregir. La corrección se hará haciendo los respectivos ajustes en el año o periodo en que se adviertan; en ningún momento se puede hacer las modificaciones en los periodos en que estos errores ocurrieron, puesto que significaría también corregir los periodos siguientes.

Los ingresos, gastos e impuestos de períodos anteriores no registrados en su oportunidad deben contabilizarse en cuentas independientes a las de las correspondientes al período económico en que se detecten, esto para dejar en claro que es lo que corresponde a un periodo y que al otro para no desfigurar los resultados que pueden afectar el análisis y estudios que se hagan.
Cuando nos referimos que el periodo contable es por lo general de un año, significa que no siempre debe ser ese lapso de tiempo, puesto que se puede dar el caso de las empresas que inician operaciones dentro del año, caso el cual, el periodo será desde la fecha en que se iniciaron operaciones hasta el 31 de diciembre el respectivo año. Igual sucede con las empresas que se liquidan dentro del mismo año, en cuyo caso periodo tanto contable como fiscal corresponden desde el 1 de enero hasta la fecha en que se realiza la liquidación del ente.