CONTABILIDAD FINANCIERA BÁSICA: CUENTAS REALES Y NOMINALES

Cuentas reales o de balance

En contabilidad, en el plan de cuentas existen unas cuentas denominadas reales, cuentas que conforman el balance general y de ahí su nombre.

Las cuentas reales o de balance, son pues aquellas cuentas que al cerrar el ejercicio contable, permanecen dentro del balance general de la empresa.

Recordemos que el balance general está compuesto por los activos, los pasivos y el patrimonio de la empresa, luego las cuentas reales con las cuentas que corresponden a estos rubros.

En el plan único de cuentas para comerciantes colombiano, las cuentas reales son las siguientes:

1: Activo
2: Pasivo
3: Patrimonio

Este primer dígito de la cuenta es el que se conoce como clase, y cada clase se puede dividir en grupos, grupos a los que les corresponde los dos primeros dígitos del código:

Cuentas Reales o de Balance

Las cuentas reales representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio.

Activo: representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entienden por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; y por derechos, las cuentas por cobrar y todos los créditos a su favor.

Características:

· Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.

· Estar bajo el control de la empresa.

· Generar un derecho de reclamación.

Conforman la clase de cuentas de Activo: Caja, Bancos, Clientes, Acciones, Terrenos y otras que para su conocimiento y manejo encontrará usted, en forma detallada, en el Plan Único de Cuentas, un poco más adelante.

Pasivo: representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto.

Características:

La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago.

Existe una deuda con un beneficiario cierto.

Movimiento de las Cuentas de Pasivo: estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber; disminuyen y se cancelan en el Debe, por lo general su saldo es crédito.

A la clase de cuentas de Pasivo pertenecen: Obligaciones con Bancos Nacionales, Proveedores Nacionales, Salarios por Pagar, y otras que usted aprenderá a manejar con el Plan Único de Cuentas.

Patrimonio: matemáticamente el Patrimonio se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa y además incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un Pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de Pasivo.

Características:

- Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa.

- Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable.

- Movimiento de las Cuentas de Patrimonio: su movimiento es igual que las cuentas del Pasivo.

Clasificación de los activos

 

Para una mejor comprensión y análisis de los activos, estos se clasifican según su capacidad para convertirse en efectivo, o según la destinación o uso que se le dé.

Al presentar los estados financieros, los activos son clasificados según sean corrientes o no corrientes.  Se considera activo corriente, todo aquel activo que es susceptible de convertirse en efectivo en un plazo igual o inferior a un año. Es corriente todo aquel activo que se puede vender en un tiempo corto.

Caso contrario, se denominan activos no corrientes, a los activos que para poderlos convertir en efectivo, se requiere de un plazo mayor a un año.

Vemos que la clasificación del activo depende del tiempo esperado para su realización.

La clasificación del activo de esta forma, es importante para medir la liquidez de la empresa, su capacidad de cubrir pagos de corto plazo. De allí que el capital de trabajo esté fundamentado en el activo corriente.

Una empresa donde la gran mayoría de sus activos sean convertibles en dinero, en plazos mayores a un año, es una empresa que tendrá dificultades para cumplir con sus obligaciones. 

Veamos cada uno de ellos para determinar cuales se pueden catalogar como corrientes y cuales como no corrientes.

El disponible por sobradas razones es un activo corriente puesto que ya es efectivo.  Las inversiones, según su objetivo o plazo, pueden ser activos corrientes o no corrientes. Por costumbre, se suelen calificar las inversiones como activo corriente, pero esto no siempre es así, puesto que aquellas inversiones permanentes, son indiscutiblemente no corrientes.

Las cuentas por cobrar por lo general son activos corrientes. Muy pocas empresas, por ejemplo dan créditos superiores a un año. Aunque pueden existir algunas cuentas por cobrar a más de un año, las cuentas por cobrar son básicamente activos corrientes.  Los inventarios son activos corrientes puesto que su objetivo es precisamente ser enajenados dentro del giro ordinario de la empresa. 

Los activos fijos o lo que conocemos también como propiedad, planta y equipo, son siempre activos no corrientes, puesto que están destinados para ser utilizados por la empresa y no para ser vendidos.

Los activos intangibles, son generalmente no corrientes, puesto que por su naturaleza no están destinados para la venta.  Los activos diferidos, que son gastos pagados por anticipado y cargos diferidos, por ser un gasto o una erogación ya ocurrida, no se puede esperar obtener efectivo de ellos en ningún tiempo, por lo que no se podrían clasificar como activo corriente, aún en los casos en que se trate de activos amortizables en un corto tiempo.

Los “otros activos” son activos no corrientes, puesto que corresponde activos que no forman parte o no tienen relación alguna con el objeto de la empresa, por tanto se deben clasificar como no corrientes.  Las valorizaciones corresponden al mayor valor comercial de los activos fijos e inversiones, por tanto, las valorizaciones correspondientes a los activos fijos son activos no corrientes, y las valorizaciones de las inversiones permanentes serán también activos no corrientes.  En el caso de las valorizaciones de las inversiones temporales, se podrían clasificar como corrientes, aunque sería poco usual.

Clasificación de los pasivos

 

La clasificación del pasivo es un aspecto importante por los efectos y situaciones que se pueden derivar de él.

Los pasivos son tan importantes como los activos, puesto que tienen un gran efecto en la realidad financiera de la empresa, tanto que puede llegar a comprometer la operatividad de la misma.

La clasificación más común y simplista del pasivo, lo divide en pasivos corrientes o a corto plazo, y los pasivos no corrientes o a largo plazo.

Esta clasificación es importante por cuanto tiene una relación directa con el capital de trabajo de la empresa, con su liquidez.

Es importante que la empresa tenga muy presente el pasivo a corto plazo, el que tiene que pagar con inmediatez, puesto que deberá garantizar los recursos para cubrirlos llegado el momento.

Si la empresa llegara a tener dificultades en la generación de flujos de efectivo que le impida cubrir los pasivos a corto plazo, deberá necesariamente recurrir a más pasivos para cubrir esas obligaciones, lo cual tiene un alto costo financiero.

Otra clasificación que es importante realizar, es la que tiene que ver con el tipo o naturaleza del pasivo, clasificación que ya no depende del plazo para pagarlo, sino de su origen y naturaleza.

Entre estos pasivos podemos identificar por ejemplo las obligaciones financieras, los pasivos laborales  y los  fiscales.

Quizás los pasivos laborales y fiscales son los más importantes, puesto que estos pasivos gozan de especial protección por parte de la ley.

Bien sabemos que la ley protege de forma especial los derechos del trabajador, por lo que la empresa deberá garantizar el pago de los pasivos laborales, inclusive cuando la empresa se encuentre en proceso de reestructuración o liquidación, máxime si se afecta el mínimo vital de algún trabajador.

En cuanto al pasivo fiscal, el estado nunca pierde, y la empresa deberá pagarle los impuestos, puesto que el no pago, puede tener implicaciones penales.  No siempre la clasificación se debe hacer en función del tiempo que se tiene para pagar, sino en el nivel de exigibilidad de los pasivos y de las consecuencias de su no pago oportuno.

 

Cuentas nominales o de pérdidas y ganancias

 

Las cuentas nominales o también llamadas de pérdidas o ganancias, son las que se encargan de registrar el desarrollo del objeto social de la empresa.

Las cuentas nominales están conformadas por los ingresos, los gastos, costos de venta y costos de producción.

Es en estas cuentas donde se registra los movimientos económicos que realiza una empresa en su normal funcionamiento, como es el vender un producto, prestar un servicio, comprar materia prima, pagar servicios públicos, pagar empleados, etc.

De estas cuentas, una es de naturaleza crédito, la cuenta de ingresos, que quizás es la cuenta más importante de toda empresa, puesto que registra todo los ingresos que la empresa es capaz de generar, ya sean ingresos operacionales o no operacionales.

Las otras cuentas, esto es, gastos, costos de venta y costos de producción, son de naturaleza débito y todas hacen parte de lo que llamamos egresos, lo opuesto a ingresos.

Todo lo que signifique salida de dinero de la empresa, es un egreso, egreso que puede ser clasificado como gasto si no está presente de forma directa dentro del producto final de la empresa como el sueldo del administrador; costo si está inmerso o contenido dentro del producto final que al empresa vende, como es la materia prima utilizada para fabricar el producto, o la mano de obra pagada para fabricar ese producto.

El juego de estas cuentas es lo que nos permite determinar el resultado final del ejercicio, el cual puede arrojar una pérdida o una ganancia. Si los ingresos superan a los egresos [gastos, costos de venta y costos de producción], habremos obtenido una ganancia; pero si por el contrario los ingresos son inferiores a los egresos, estaremos frente  a una pérdida.

Las cuentas nominales representan el dinamismo económico de la empresa. Si estas cuentas presentan poco movimiento, significa que la empresa no ha estado operativa lo suficiente, que ha tenido pocos movimientos o transacciones económicas, por lo que con sólo mirar estas cuentas podremos darnos cuenta que tan grande y fuerte es una empresa.