AUDITORIA ADMINSTRATIVA Y FINANCIERA. PRIMER TEMA

Introducción al Análisis Financiero

Contextualización

El análisis financiero es una herramienta que permite realizar comparaciones relativas de distintos negocios y facilita la toma de decisiones de inversión, financiación, planes de acción, control de operaciones, reparto de dividendos, entre otros.

En términos generales se puede hablar de cinco aspectos del análisis:

·         El estado de liquidez de la empresa que mide la capacidad para cumplir con sus actividades.

·         La capacidad de obtener y respaldar financiación.

·         La rentabilidad

·         La cobertura

·         La generación de valor

El análisis financiero consiste en recopilar los estados financieros para comparar y estudiar las relaciones existentes entre los diferentes grupos de cada uno y observar los cambios presentados por las distintas operaciones de la empresa.

La interpretación de los datos obtenidos, mediante el análisis financiero, permite a la gerencia medir el progreso comparando los resultados alcanzados con las operaciones planeadas y los controles aplicados, además informa sobre la capacidad de endeudamiento, su rentabilidad y su fortaleza o debilidad financiera, esto facilita el análisis de la situación económica de la empresa para la toma de decisiones.

En síntesis, se puede decir que el análisis financiero permite determinar tanto la conveniencia de invertir o conceder créditos al negocio, como la eficiencia de la administración de una empresa.

 

La Función Financiera en la Empresa

La operación de las empresas implica llevar a cabo una serie de actividades o funciones que en términos generales podemos agrupar en cuatro categorías:

·         Mercadeo

·         Producción

·         Recursos Humanos

·         Finanzas

Ello no significa que siempre deban existir departamentos o áreas básicas, pues el diseño de la Estructura Organizacional depende del tamaño y tipo de actividad que desarrolle la empresa, su entorno, sus objetivos y estrategias, entre otros factores, todo lo cual determina la importancia relativa de las diferentes funciones.

Por ejemplo, una empresa que se desenvuelva en un mercado muy sensible a la tecnología deberá considerar como unas de sus actividades claves la investigación y el desarrollo.

La Función Financiera en la Empresa

Objetivos Empresariales:  El éxito de una empresa depende, en gran medida, de que en cada una de las cuatro aéreas referidas anteriormente se alcancen unos objetivos por las que sus directores deben responder y para cuyo cumplimiento deben tomar decisiones apoyados en una serie de herramientas y técnicas propias de su área.

En la actividad de Mercadeo encontramos cómo el objetivo básico está definido por la satisfacción de las necesidades de los clientes y consumidores más allá de sus expectativas.

Para su logro debemos conocer cuáles son los atributos que hacen que los clientes y consumidores se sientan realmente satisfechos.

 

La evaluación y selección de dichos atributos no es similar para todas las empresas pues ello depende principalmente de su estrategia de posicionamiento, lo cual incluye la combinación de dos elementos: la segmentación del mercado (mercado objetivo), y el grado de diferenciación que se quiere dar a los productos y servicios.

En términos generales podemos afirmar que los Atributos de Satisfacción de los clientes y consumidores se relacionan con aspectos tales como precio, calidad, desempeño de los productos y servicio, entre otros.

Además de la satisfacción de dichos atributos, los ejecutivos de mercadeo deben a su vez lograr otros objetivos complementarios o metas tales como volumen de ventas, participación en el mercado, canales de distribución y extensión de línea de productos. Herramientas tales como las técnicas de ventas, el manejo del punto de venta (Merchandising), la publicidad y promoción y la investigación de mercados, entre otras, facilitan el logro de los mencionados objetivos.

Producir cantidades óptimas en condiciones de eficiencia y eficacia, con la máxima calidad, el mínimo costo en el momento oportuno es el objetivo básico que deben alcanzar los ejecutivos de producción. Esta combinación de conceptos es lo que comúnmente conocemos como Productividad.

Para ello los ejecutivos de producción tomarán decisiones apoyados en herramientas tales como los estudios de tiempos y movimientos, la programación lineal, las estadísticas, el diseño y, en general, todas las que proporciona la Ingeniería Industrial.

Es importante tener en cuenta que al hablar de producción no estamos refiriéndonos únicamente a empresa manufacturera. Este término debe considerarse en toda su extensión, es decir, como producción de bienes y servicios.

Los ejecutivos de recursos humanos deben propender por crear las condiciones organizacionales para que los trabajadores puedan satisfacer sus necesidades, lo que podemos resumir en un término: Bienestar.

  

Entre los atributos de satisfacción que permiten medir el alcance de este objetivo están la estabilidad, el clima organizacional, la compensación, el reconocimiento, la capacitación y la recreación, entre otros. Para el logro de lo anterior los ejecutivos recurren a la utilización de herramientas propias de su área tales como las técnicas de motivación y liderazgo, los estudios de salarios, los círculos de calidad, entre otros.

Deliberadamente se ha dejado para el final lo relacionado con el objetivo básico financiero, pues justamente uno de los propósitos es analizarlo y relacionarlo con los otros objetivos que acabamos de describir.

Todas las empresas deben acudir a la búsqueda de recursos financieros y con ellos se debe garantizar la máxima utilidad, con la cual podrá devolver ese capital más su costo (intereses), después de haberlo invertido eficientemente.

Este es el principio básico de la función financiera de una empresa; esto debido a que entre más se desarrollen y crezcan, mayores serán las necesidades de capital para continuar el crecimiento.

La obtención en las mejores condiciones de esos recursos se convierte en el objetivo básico de la política financiera de cualquier empresa. Para la consecución de los recursos financieros necesarios, el empresario debe acudir a las fuentes de financiación con la mayor preparación profesional posible. Se necesita saber:

·         En qué se va a invertir, cuanto y de que manera.

·         Cuándo y de que forma se devolverá el capital recibido.

Para saber cuales son las necesidades reales, precisa conocer a través de su contabilidad, el volumen de ingresos y gastos, determinando así el beneficio, el dinero en efectivo, las obligaciones de pago, el activo realizable, la relación entre el capital propio y el capital de terceros, el rendimiento de la inversión, etcétera.

Con esta información, la empresa podrá controlar sus cobros y pagos, sus gastos e ingresos y sus necesidades financieras, y podrá fijar sus objetivos y hacer sus proyecciones. En conclusión, la función financiera, permite que la empresa cuente con los instrumentos de gestión que le garanticen una adecuada fuente de recursos financieros para mantener las operaciones y su crecimiento.

La Función Financiera en la Empresa

Entre quienes tienen poca relación con las finanzas, siempre ha existido la desprevenida tendencia a pensar que el principal objetivo financiero de una empresa es la maximización de las utilidades. Inclusive, es probable que usted también esté pensando de esa manera. Esta es una creencia incorrecta. Cuando se establecen los objetivos empresariales, ellos determinan una especie de marco de referencia que guía la toma de decisiones y si el administrador enfoca sus decisiones cotidianas únicamente hacia el alcance de la máxima utilidad se corre el peligro de que con ellas no se garantice el futuro de la empresa, pues la maximización de las utilidades es un concepto cortoplacista.

Piense por un momento qué tipo de decisiones podría tomar un empresario que únicamente tuviera como objetivo maximizar sus utilidades, es decir, qué acciones le podrían garantizar el alcance de este propósito.

Con seguridad ya ha pasado por su mente una que a la mayoría de las personas normalmente se les ocurre en primera instancia: disminución de costos y gastos, que como alternativa mal enfocada puede conducir a decisiones tales como la utilización de mano de obra barata y poco calificada, utilización de materias primas de dudosa calidad, disminución de costos de mantenimiento y control de calidad, altos precios de venta, limitada prestación del servicio posventa, poca inversión en publicidad, reducción de personal, entre otros.

Es muy posible que estas economías, si así pueden llamarse, lleguen a generar en un principio altas utilidades. Pero, ¿cree usted que una situación como la descrita puede ser sostenida en las actuales condiciones de competencia que enfrentan las empresas? Usted mismo responderá negativamente pues concluirá que mano de obra barata no calificada genera improductividad y deteriora la calidad, que las máquinas se desgastan rápidamente si no se les mantiene en forma adecuada.                                  

En estas condiciones es imposible para una empresa alcanzar dos importantes objetivos: Crecer y Permanecer.  Veamos ahora un ejemplo un poco más detallado en nuestro proceso de definir el Objetivos Básico Financiero.

Imaginemos el caso de una empresa que tradicionalmente ha abastecido el mercado con varios productos y que en un momento determinado decide abandonar varios de ellos por dedicarse a producir los más rentables.

Si bien esto podría mejorar las utilidades en el corto plazo, también podría abrir la posibilidad de que la competencia, aprovechando el vacío que representa el mercado no atendido con los productos menos rentables, dirija una estrategia de penetración hacia los demás clientes lo que a largo plazo implicaría una pérdida de participación en el mercado con los consecuentes efectos sobre las utilidades.

Lo anterior sugiere que la decisión de eliminar líneas de productos debe ir más allá de la mera consideración de la utilidad que ellas producen y debe incluir otros factores de tipo estratégico que podrían conducir a la empresa a aceptar el sacrificio de utilidades en el corto plazo en aras de garantizar la permanencia y el crecimiento en el largo plazo.

De lo mencionado hasta aquí podemos concluir, lo siguiente:

·         El Objetivo Básico Financiero (OBF), entendido como la maximización de las utilidades, no garantiza la permanencia y el crecimiento de la empresa.

·         La maximización de las utilidades por sí sola, es un concepto cortoplacista.

·         La obtención de utilidades debe obedecer más a una estrategia planificada a largo plazo que a la explotación incontrolada de las diferentes oportunidades que el mercado le brinda a la empresa.

Ya hemos visto cómo los objetivos de las diferentes funciones apuntan directamente hacia un grupo específico de personas interesadas en la empresa: los consumidores en el caso de las actividades de mercadeo y la producción; y los trabajadores en el caso de la actividad de recursos humanos.

 

La Información Financiera Básica

Características del Entorno : 

 Conocer las características del entorno es el primer requisito para ubicar la empresa dentro del contexto que la rodea. 

El administrador financiero estará siempre atento a las nuevas disposiciones gubernamentales, a las condiciones cambiantes en el mercado doméstico y del mundo, a las oportunidades que nos brindan los convenios internacionales o los peligros a los cuales tendremos que enfrentarnos si el entorno micro o macroeconómico, no nos favorece.

Conocimiento de la Empresa:

El conocimiento del clima organizacional, de las políticas, metas de la empresa, características de los ejecutivos y dueños, de si les gusta o no correr riesgos, de si tienen políticas avanzadas o prefieren ir a paso lento, pero seguro.

Es por esto que antes de emprender la lectura, interpretación y análisis de los estados financieros, es necesario revisar, tanto el mundo que nos rodea, como el interior mismo de la empresa, en todo aquello que pueda afectar de una u otra manera, el comportamiento financiero de la compañía.

Información Financiera

Básicamente, los estados financieros periódicos, como son el Balance General, el Estado de Ganancias y Pérdidas, junto con las notas a los estados financieros, y los principales anexos que nos permitan entender el contenido de las cuentas más importantes, es la información adecuada para iniciar el proceso de análisis financiero, orientado hacia el diagnóstico.

¿Cuántos Balances debemos analizar? La respuesta a esta pregunta depende de muchas cosas:

Si el análisis es hecho por un analista externo, como el que elaboran las entidades financieras en el proceso de otorgamiento de crédito, muchas veces

veces el período a analizar está limitado a dos o tres años, por la dificultad de conseguir la información o por el tiempo de que disponen los analistas.

Si la empresa es nueva, su análisis se limitará al proyecto y a la experiencia que exista con empresas de la competencia.

Si la disponibilidad de la información no es la traba, lo importante es seleccionar un período conveniente, suficientemente largo como para analizar la tendencia del comportamiento de las cuentas y la evolución de la empresa.

Generalmente, conociendo la empresa, se puede definir un período conveniente, marcando su iniciación por eventos en el pasado que de una u otra forma hayan podido cambiar el comportamiento financiero: porque fue, por ejemplo, un periodo de crisis, o de concordato, de cambio de dueños, de cambio de productos o de introducción de nuevos productos; hubo cambio de políticas, de ensanches importantes, o cosas parecidas. Si no tenemos en cuenta tales eventos, no podremos tener un panorama completo que explique las nuevas tendencias de las cifras en nuestra organización.

Recuerde que los estados financieros que cierran el período a analizar, deben ser los más recientes par que el diagnóstico tenga validez y actualidad.

 Diagnóstico de la Situación Financiera

Una vez recolectada la información contable y analizadas las características del entorno, podremos iniciar el proceso del análisis financiero con la aplicación de las herramientas usadas para tal fin (estructura de los estados financieros, lectura e interpretación de estados financieros, análisis por medio de razones o indicadores financieros, Estados de Fuentes y Usos de Fondos, entre otros).

De acuerdo con lo anterior, el administrador financiero deberá emitir el diagnóstico de situación financiera de la empresa y mantenerlo periódicamente actualizado. Ello con el fin de detectar las debilidades y fortalezas del negocio, del sector, de la industria, de su zona de influencia, de su país o del mundo.

Para elaborar el diagnóstico de situación financiera, es indispensable conocer la información contable, entender el código de cuentas de la empresa y vigilar la veracidad y la oportunidad de los informes, que emanan del departamento de contabilidad.

Las herramientas principales que nos ofrece el análisis de los estados financieros, para diagnóstico de situación financiera, son:

Estructura de presentación de los Estados Financieros

El conocimiento de la estructura de los estados contables es la base fundamental del análisis financiero; no se puede analizar lo que no se conoce.

En nuestra Organización debemos estar familiarizados  con los estados financieros básicos, con el Balance General, y el estado de Resultados.  Debemos entender el significado de  cada una de sus cuentas y las características de cada uno de los grupos de cuentas

Lectura e interpretación de los Estados Financieros

La lectura e interpretación de los Estados Financieros de una empresa, permiten entender su contenido, revisar la clasificación de las cuentas, determinar la calidad de las utilidades, detectar las banderas rojas o señales de peligro y definir cuales son los puntos clave para analizar detenidamente.

Cuando se tiene seleccionado el conjunto de estados financieros, objeto de nuestro análisis, debemos empezar por leerlos en forma vertical, es decir, uno por uno y a renglón seguido; y en forma horizontal, es decir colocándolos uno enseguida del otro para poder observar el comportamiento de cada una de sus cuentas, a lo largo del tiempo.

El 30 de diciembre de 1993, el gobierno nacional emitió el Decreto 2650, mediante el cual se fija un plan único de cuentas (PUC) para los comerciantes, (se entiende por comerciantes: empresas de prestación de servicios, comerciales, manufacturera y mixta, distinta a las entidades financieras y gubernamentales).

En dicho plan de cuentas mediante códigos numéricos, se da un ordenamiento a las cuentas de acuerdo con su naturaleza, y distribuye las cuentas en activos, pasivos, capital, ingresos y gastos, así como en los distintos grupos de activos y pasivos. El Decreto en mención no señala el uso de un esquema de presentación de balances y estados de ganancias y pérdidas obligatorio, pero si sugiere su presentación por el ordenamiento numérico de sus códigos.

Planeación y Control Financiero

El proceso de planeación y control es muy importante para el desarrollo de una política financiera clara y coherente dentro de una organización, pues proporciona el marco conceptual para planear su sostenimiento y crecimiento enmarcado en el concepto de viabilidad financiera y buscando la eficacia de sus controles contables.

Lo primero que se deberá visualizar en este proceso son los planes a largo plazo especialmente en lo relacionado con el crecimiento de la empresa, tamaño y comportamiento del mercado, planes de penetración y porción de ese mercado que queremos conquistar o retener.

Este conocimiento nos lleva a tomar decisiones importantes, tales como ampliación de la capacidad de planta, renovación de equipos e investigación para la elaboración de nuevos productos; planes publicitarios para preparar el terreno para el futuro y otras inversiones que ocasionarían grandes salidas de efectivo.

Con el conocimiento de estas metas, se deberá hacer la estimación de ventas para el futuro cercano, estimar el flujo de efectivo, dentro y fuera del negocio para el próximo futuro. No se podrá olvidar que estos planes deben ser flexibles, pues podrán ser obstruidos por fuerzas externas sobre las cuales se tiene muy poco control y el administrador deberá tener la posibilidad de hacer arreglos financieros para hacer frente a los desarrollos imprevistos.

Esta planeación deberá estar acorde con los registros contables de la empresa, de manera que se puedan hacer controles de la ejecución con la planeación. Las variaciones extraordinarias requerirán de una investigación y un reajuste de los rendimientos o bien de una revisión de los planes.

Evaluación de Proyectos de Inversión

Los proyectos de inversión, generalmente no son propuestos por el departamento financiero, sino por otros departamentos como producción, ventas, administración, el departamento de proyectos especiales, la gerencia general u otros, según la empresa y según el caso.

En algunos casos, la evaluación del proyecto la prepara el departamento que lo propone, en cuanto se refiere a tasa interna de retorno, valor presente neto y flujo de efectivo del proyecto. En ocasiones también, según el tipo de empresa, se hace la evaluación social del proyecto, pero en muchos casos, al departamento financiero, le corresponde hacer la evaluación financiera de los proyectos.

Sin importar quien proponga el proyecto o a quién le corresponda evaluarlo, lo cierto es que el departamento financiero es quien debe determinar la viabilidad del proyecto, porque además de ser rentable, debe caber dentro del flujo de caja de la empresa o dentro de las posibilidades de financiación.

Todos los ejecutivos de la empresa, incluyendo el administrador financiero, deberán mirar siempre el conjunto del negocio y no exclusivamente los intereses de su departamento. Los esfuerzos aunados de toda la organización, se deben orientar de tal manera, que se logre el crecimiento y el fortalecimiento de la empresa, para que pueda sobresalir en un mundo competitivo en el que cada día es más difícil avanzar en el cumplimiento de sus objetivos y para asegurarse la permanencia en el mercado.   .