Marco jurídico de la contabilidad en Colombia
Para
comprender la contabilidad y llevarla en debida forma, es preciso conocer el
marco jurídico que la regula.
El
marco jurídico de la contabilidad en Colombia está conformado por la ley 145 de
1960, en los artículos que aun siguen vigentes. Por la ley 43 de 1990,
por el decreto 2649 de 1993 y por el código de comercio.
Quizás
la norma más importante es el decreto 2649 de 1993, por cuanto es esta la norma
que regula los principios que debe observar la contabilidad. La contabilidad
para que tenga validez como prueba y para que cumpla con sus objetivos, debe
ajustarse a lo dispuesto por el decreto 2649 de 1993.
La
ley 43 de 1990 reglamenta la profesión de Contador público, profesional en el
que recae la responsabilidad de llevar la contabilidad en debida forma, esto es
que debe asegurarse que la contabilidad cumpla con todas las normas que la
reglamentan.
El
código de comercio es quien reglamente la obligación de llevar contabilidad. Es
quien establece cuales personas
naturales o
jurídicas deben llevar contabilidad.
El
código de comercio en su título I, capítulo IV, se encarga de los libros de
comercio entre los que se encuentran los libros de contabilidad, los requisitos
de la contabilidad y otros aspectos relacionados.
Las
anteriores normas son las principales puesto que existe una infinidad de
decretos, circulares y resoluciones emitidas por las diferentes entidades
estatales que de una u otra forma intervienen, regulan y vigilan la
contabilidad, en especial la superintendencia de sociedades y aunque parezca un
poco extraño, hasta la Dian ejerce un gran afecto a la hora de llevar la
contabilidad.
La
entidad encargada oficialmente de opinar y conceptuar sobre temas contables, es
la Junta Central de Contadores por medio del Instituto Técnico de la
Contaduría.
Importancia de la contabilidad
Para muchas personas la contabilidad no es vista más que una obligación legal, algo que debe llevarse
porque no hay más remedio, ignorando lo importante y lo útil que puede llegar a
ser.
La contabilidad, quizás es el elemento más importante en toda empresa o negocio,
por cuanto permite conocer la realidad económica y financiera de la empresa, su
evolución, sus tendencias y lo que se puede esperar de ella.
La contabilidad no sólo permite conocer el pasado y el presente de una empresa,
sino el futuro, lo que viene a ser lo más interesante.
La contabilidad permite tener un conocimiento y control absoluto
de la empresa. Permite tomar decisiones con precisión. Permite conocer de
antemano lo que puede suceder. Todo está plasmado en la contabilidad.
La contabilidad es mucho más que unos libros y estados financieros
que se tienen para presentárselos a las diferentes autoridades administrativas
que lo pueden solicitar.
Para el pequeño empresario, la contabilidad no es más que un gasto que tratan de evitar por todos los medios. Hasta pretenden llevarla ellos mismos.
Para el pequeño empresario, la contabilidad no es más que un gasto que tratan de evitar por todos los medios. Hasta pretenden llevarla ellos mismos.
Pero ignoran la herramienta que les permitirá administrar
correctamente su efectivo, sus inventarios, sus cuentas por cobrar y por pagar,
sus pasivos, sus costos y gastos y hasta sus ingresos.
Tener el conocimiento global la empresa, y de cómo funciona,
permite el empresario tomar mejores decisiones, anticiparse a situaciones
difíciles, o poder prever grandes oportunidades que de otra manera no puede
avizorar, y por consiguiente no podrá aprovechar.
La contabilidad, es sin duda la mejor herramienta que se puede
tener para conocer a fondo su empresa; no darle importancia es simplemente
tirar a la basura posibilidades de mejoramiento o hasta la posibilidad de
detectar falencias que luego resulta demasiado tarde detectarlas.
La importancia relativa no es una carta blanca para ignorar errores en la contabilidad
La importancia relativa o materialidad, es una norma básica
contable [principio de contabilidad, dicen algunos] contemplado por el artículo 16 del decreto 2649
de 1993, el cual reza que el reconocimiento de los hechos debe realizarse de
acuerdo con su importancia relativa o materialidad.
Dice también la misma norma, que un hecho económico es material
cuando debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento
puede alterar de forma significativa las decisiones de los usuarios de la información contable.
Con base a este precepto, algunas personas han interpretado que si
el conocimiento o desconocimiento de un hecho económico [error contable], no es
representativo, que no influye de forma importante en el resultado final de la contabilidad,
y en consecuencia en las decisiones que se tomen con base a ella, se puede
obviar, se puede ignorar, puesto que carecen de importancia relativa.
En contabilidad, a diario es común cometer pequeños errores
de contabilizaciones o cálculos de impuestos, provisiones, etc., que en
relación a la magnitud de los valores que se manejan en la empresa, parecen
irrelevantes, y en consecuencia son ignorados, es decir que se persiste
en el error aun cuando se ha detectado.
Quienes toleran este tipo de prácticas, afirman que como esos
errores no son materiales, es decir, no revisten ninguna importancia relativa,
no es necesario hacer un desgaste operativo para corregirlos, puesto que son
tan pequeños que no afectan los resultados finales de las empresas y que aun
con ellos, la información contable se ajustará a la realidad.
El abuso de este tipo de argumentos, hacen que poco a poco se
presente una desorganización en la información contable, en el sistema contable de la empresa, resultado que suele ser detectado cuando llega la
hora de reportar información exógena, puesto que esos pequeños detalles son los
que complican el proceso de estructuración y reporte de la información, y es
cuando se puede ver con claridad la importancia de no cometer esos pequeños
errores, o de solucionar esos en apariencia insignificantes errores carentes de
importancia relativa o materialidad.
En contabilidad, por pequeño que sea el error, debe corregirse y
obviamente se deben implementar los mecanismos para evitar que se vuelvan a
repetir. En este caso, y contrario con lo recomendado respecto a los demás
principios de contabilidad, es mejor no hacerle mucho caso a la supuesta
poca importancia de los errores, y por mínimos que estos sean, se deben tener
presentes y actuar en consecuencia.
En conclusión, no se puede considerar que la importancia relativa
dé luz verde o carta blanca para omitir las pequeñas inconsistencias en la contabilidad, pues aunque
efectivamente carezcan de importancia, si puede entorpecer muchos
procesos que en última resultarán más costosos sortear.
Obligados a llevar contabilidad
Por regla general, todos los Comerciantes están obligados a llevar Contabilidad; así lo dispone el Código de
comercio en su artículo 19: “Es obligación de todo comerciante: (…) Llevar
contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales”.
El Código de comercio establece que todos los comerciantes deben
llevar contabilidad, de modo pues que para determinar la obligación o no de
llevar contabilidad, el primer interrogante que se debe responder es si, esa
persona es o no comerciante.
Pues bien, el mismo código de comercio establece que se consideran
comerciantes todas aquellas personas que se dediquen profesionalmente a
desarrollar actividades consideradas por la ley como mercantiles.
Ahora, ya sabemos que un comerciante es quien realiza profesionalmente Actos mercantiles, entonces resta
definir que son actividades mercantiles. Pues las actividades mercantiles están
claramente señaladas en el Código de comercio en su artículo 20.
No interesa si quien ejerce la actividad
mercantil es una Persona natural o una Persona jurídica, en todo caso, mientras la desarrolle
profesionalmente, se considera comerciante.
No sobra decir que toda persona que
pertenezca al Régimen común en el Impuesto a las
ventas, está obligado
a llevar contabilidad. Las personas que pertenezcan al Régimen simplificado,
desde el punto de vista tributario, no están obligadas a llevar contabilidad
aunque sean comerciantes, pero de acuerdo al código de comercio si les asiste
la obligación de llevar contabilidad.
Respecto a las personas naturales, no están
obligados a llevar contabilidad los asalariados ni quienes ejercen una Profesión liberal, pero sí las personas naturales que son
comerciantes.
Tampoco están obligados a llevar contabilidad
los agricultores y ganaderos que enajenen sus productos en estado natural. Los
agricultores y ganaderos que transformen sus productos y los comercialicen
mediante una empresa, estarán obligados a llevar contabilidad.
La persona que este obligada a llevar
contabilidad, debe hacerlo en debida forma, de acuerdo a los Principios de
contabilidad generalmente aceptados.
La Contabilidad, además de llevar el registro
de operaciones de la empresa, es un medio de prueba oponible a terceros,
siempre que se lleve en debida forma.
El hecho que una persona no este obligada a
llevar contabilidad, no le impide que la lleve, pero para
que ésta pueda constituir una prueba, debe llevarse cumpliendo con todos los
requisitos exigidos por la ley, de lo contrario no puede ser invocada como
prueba en un proceso contra terceros, como por ejemplo contra la administración
de impuestos.
El incumplimiento de la obligación de llevar contabilidad, puede
traer consecuencias como el no poder probar derechos ante un posible litigio
con terceros, o en lo relacionado con los impuestos, el no poder deducir los
costos y gastos correspondientes, además que se expone a las sanciones por
irregularidades en la contabilidad, que contempla la legislación tributaria
Colombiana.
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