CONTABILIDAD FINANCIERA BÁSICA: CUARTO TEMA

LA CUENTA

Son el conjunto de registros donde se va a describir en forma detallada y ordenada la historia de cada uno de los conceptos que integran el estado de situación financiera y el estado de resultados.

La cuenta se represente por medio de  una T

OBJETIVO

El objetivo de la cuenta no es otro que llevar el control sistemático y ordenado de las transacciones económicas de la empresa para que a partir de un conjunto de cuentas se puedan generar los estados financieros.

PARTES

1. En la parte superior el nombre del concepto que se está registrando.

2. El lado derecho lo conocemos como HABER.

3. El lado izquierdo como DEBE.

Las cuentas pueden ser de activo, pasivo, capital y de resultados. Las cuentas de resultados, se refieren a los ingresos, costos y gastos del ente  económico.

Clasificación de las cuentas.

Las cuentas se pueden clasificar en:

1. Reales.
2. De valuación
3. Transitorias
4. De orden
5. Nominales o de resultados
6. De patrimonio


CUENTAS REALES:
Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su patrimonio. (Activo, pasivo y Patrimonio)

ACTIVOS: Está integrado por los bienes y derechos que son propiedad de un ente económico (efectivo, cuentas por cobrar, inventarios, propiedades muebles y enseres que posee un valor monetario)

Se debe entender como ACTIVO, todo lo que una empresa posee y/o lo que le deben a ella.

La constitución del ACTIVO de una empresa, se produce cuando 2 o más personas naturales, deciden constituir una empresa(ente jurídico) a la cual le aportan o entregan ciertos bienes o recursos para que empiece operar, transformándose el ente jurídico empresa en un deudor de los dueños de los bienes aportados, los cuales esperan recibir a cambio un beneficio futuro.

Así por ejemplo, el aporte en efectivo de $ 500.000 a una empresa nueva, implica:

ACTIVO $ 500.000 = CAPITAL SOCIAL $ 500.000,

En donde la empresa posee un Activo de $ 500.000, pero se los debe a los dueños del Capital por un valor similar.

Aquí aflora lo establecido por Lucas Paccioli, que “no hay deudor sin acreedor”.

Los activos se clasifican en:

1. Circulante: Son los bienes que están en constante movimiento y se convierten en dinero rápido. Formado por valores o bienes que están en continua circulación en una empresa

2. Fijo: Son los bienes que no se pueden mover de la empresa. Son los activos que permanecen en la empresa. Y se dividen en:
* Tangibles: Maquinaria, artículos de escritorio

* Intangibles: Documentos

3. Largo plazo: Son todos aquellos bienes susceptibles de convertirse en dinero en un periodo mayor de 5 años.

PASIVO: Representa las deudas y obligaciones a cargo del ente económico y está compuesto por la suma de dinero que se debe a proveedores, bancos, acreedores diversos, y algunas provisiones que se establezcan

Los pasivos se clasifican en:

* Circulante Parte del pasivo de una empresa en la que figuran las deudas exigibles cuyo vencimiento es menor a un año
* Largo plazo: Son todas aquellas deudas causadas por un periodo mayor       de 5 años.
*Otros pasivos.

En el caso de una empresa que nace con un aporte de $ 600.000 y este

Último es aportado por 2 socios por un valor de $ 400.000(dueños del

Capital) y $ 200.000 correspondiente a terceros, que no son socios.

El ACTIVO de la empresa sería de $ 600.000 y estaría financiado por $400.000

de Capital y $ 200.000 por PASIVOS con terceros. De forma tal:

ACTIVO $600.000 = PASIVO $ 200.000 + CAPITAL $ 400.000.

De lo anterior se puede decir que el ACTIVO (lo que posee la empresa $ 600.000) le debe a terceros $ 200.000(PASIVOS) y $ 400.000 a los socios que constituyeron la sociedad (CAPITAL).

Por tanto: PASIVO es todo lo que la empresa debe a terceros o que representa las obligaciones con ellos, en este caso $ 200.000 y CAPITAL $ 400.000, que corresponde la parte que la empresa le debe a los dueños de ella.

La diferencia entre PASIVOS y CAPITAL, está dada porque los PASIVOS son exigibles por terceros ajenos a la empresa y el CAPITAL, que también representa una deuda de la empresa, no son exigibles en el corto plazo, pues de ser así sería el término de la empresa.

De ahí, que en términos generales, siempre será:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

CAPITAL: Está representado por la propiedad que tienen los accionistas o propietarios en el ente económico, o sea, por la diferencia entre los activos y pasivos del ente económico.

CUENTAS DE VALUACION:

Valuación es la acción o efecto de valuar, dar valor a una cosa. Representan una disminución al saldo de las cuentas de activo.. Las cuentas de valuación se utilizan para reflejar el valor de realización de algún activo.   Algunas de estas cuentas son: Provisión para cuentas incobrables, Provisión de inventarios, Depreciación Acumulada, Amortización acumulada

CUENTAS TRANSITORIAS:

Sirven para reflejar operaciones que, debido a contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o abonos a las cuentas correspondientes que reflejarían la operación comercial efectuada. Como su nombre lo indica (transitorias), al cesar el contrato o la eventualidad que lo motivó, se cancelan (anulan) de nuestra contabilidad. Algunas de las cuentas son: Mercancía en transito, Reclamaciones pendientes, etc.

CUENTAS DE ORDEN:

Son aquellas que controlan operaciones que NO alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente. Las transacciones que las generaron implican alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. Las cuentas de orden son presentadas al pie del balance general, las deudoras debajo del total del activo y las acreedoras debajo del total del pasivo y patrimonio. Las cuentas de orden se caracterizan por denominarse tanto la deudora como la acreedora de la misma forma, pero con la diferencia que a la cuenta acreedora, se le agrega el sufijo PER-CONTRA. Algunas cuentas son: Mercancía enviada en consignación, Giros enviados al cobro.

CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADO:

Son aquellas cuentas que registran los incrementos del patrimonio mediante los ingresos, o disminuciones por los costos o egresos. Se utilizan para determinar el estado de ganancias o pérdidas. A su vez estas se clasifican en:
Ingresos: Entradas de dinero procedentes de la venta de sus bienes o servicios.
Egresos: Salida de dinero procedente de la compra para la producción de bienes o servicios.
CUENTAS DE PATRIMONIO:

Las cuentas de patrimonio muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las ganancias o pérdidas ocurridas por operaciones con el capital social u originado por las actividades normales del negocio. Representa los bienes que posee una persona. Están representadas por:

Capital:
La cuenta capital para su mayor entendimiento dividiremos las empresas en dos grandes grupos:

Personales: Pertenecen a un solo propietario, persona natural, el capital estará representado por la diferencia entre el activo y el pasivo exigible.

Sociedades Anónimas: Es el monto suscrito por los propietarios-accionistas.

Superávit: El termino superávit significa exceder, sobrar, residuo y, en general, la parte sobrante después de satisfacer un uso o necesidad.

Reservas: Representan utilidades retenidas para el fortalecimiento económico de la empresa o bien para un fin determinado. Como podría ser:

Reservas legales: Se prohíbe repartir esas utilidades.

Reservas estatutarias: La cantidad a reservar se suele obtener en base a un porcentaje determinado sobre las ganancias

Reservas voluntarias: Se utilizan para el pago de dividendos puesto que no tienen restricciones como ocurre con las reservas legales y las estatutarias.

ECUACION CONTABLE

Ecuación básica contabilidad Activo = Pasivo + Capital (Bienes y derechos) (Derechos de terceras personas) (Derecho del propietario) Esta ecuación siempre está en equilibrio. Es la base fundamental de la Contabilidad para el registro de las operaciones. Su base es la ecuación del Patrimonio, A = P + C. Para que la ecuación esté en equilibrio es necesario: - Que el Activo aumente por el lado izquierdo de la Cuenta (Debe) - Que el Pasivo aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) - Que el Capital aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) Toda operación comercial o hecho contable conlleva a un intercambio de valores en sentido contrario, debe ser registrada de manera tal que afecte por lo menos a dos cuentas y que los cargos y abonos sean por importes iguales y debe ser analizada en sus elementos de Débitos (DEBE) y Créditos (HABER). El monto total de estos elementos en cada transacción es el mismo. Debitar, Cargar: cuando se anotan cantidades en el lado izquierdo de la ecuación Abonar, Acreditar: cuando se anotan cantidades en el lado derecho de la ecuación

El activo aumenta cargándole (Debe). El activo disminuye abonándole (Haber). El pasivo y el Capital aumentan abonándolos (Haber) El pasivo y el Capital disminuyen cargándolos (Debe) Debe > Haber, la cuenta tiene un saldo deudor. Debe < Haber, la cuenta tiene un saldo acreedor. Se entiende por Asiento al Acto de descomponer una operación en sus elementos contables, Débitos y Créditos. Los Tipos de asientos: - Simple: una cuenta deudora y una cuenta acreedora - Compuesto: cuando un asiento cuenta de dos o más cuentas, que pueden ser deudoras o acreedoras. Ejemplo: una cuenta deudora y varias acreedoras, varias cuentas deudoras y una acreedora, varias cuentas deudoras y varias cuentas acreedoras. Al finalizar cada registro se debe totalizar las columnas Debe y Haber. No debe tacharse ni borrarse, si hay un asiento errado se deja así y se corrige en otro asiento.   Todo asiento debe estar amparado por un comprobante que justifique su registro. LA PARTIDA DOBLE Se llama partida doble al movimiento contable que afecta a por lo menos dos cuentas, movimiento que representa un movimiento deudor y un movimiento acreedor. La partida doble es la esencia de la Contabilidad actual y parte integral de la Ecuación patrimonial La partida doble se basa en que todo hecho económico tiene origen en otro hecho de igual valor pero de naturaleza contraria, como por ejemplo; cuando se presta dinero, el que recibe debe y el que entrega tiene. Las cosas no surgen de la nada, cada valor es el resultado de una acción u hecho económico. Cuando recibo dinero por una venta, debo también despojarme de un bien, debo entregar algo a la otra parte que me entrega un dinero. Esto explica dos de los principios básicos de la partida doble: “Quien recibe debe a quien entrega” “No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor” Claro está que estos principios no son tan obvios en todos los casos como por ejemplo en movimientos internos de la empresa en los que se retira efectivo de la caja para consignarlo a un banco; en esta caso se cumple otro de los principios elementales de la partida doble que señala que: una cuenta da al tiempo que otra cuenta recibe, dándose la contrapartida, como característica propia de la partida doble, puesto que sin esta no podría existir equilibrio. No pueden haber un movimiento que solo afecte cuentas de una misma naturaleza. Si una cuenta se afecta en su lado positivo, la otra se debe afectar en su lado negativo. La partida doble se compone de una cuenta, la cual debe tener un nombre, un código y un valor negativo y otro positivo. El valor negativo corresponde a un crédito y el valor positivo corresponde a un debito. Su funcionamiento consiste en registrar un valor en por lo menos dos cuentas. El valor debe ser igual en una y otra cuenta. En una cuenta se registra en su debito y en la otra cuenta en el crédito. En algunos casos se pueden afectar más de dos cuentas, pero aun así, los débitos y los créditos de las cuentas afectadas deben ser iguales, lo que es lo mismo, si se restan los créditos de los débitos el resultado debe ser cero. Esto permite conservar el equilibrio que también profesa la ecuación patrimonial. Si los débitos representan lo que se tiene, los créditos representan lo que se debe. Lo que se tiene es el activo y lo que se debe puede ser patrimonio y/o pasivo. De ahí la ecuación patrimonial (Activo es igual a pasivo mas patrimonio, o activo menos pasivo es igual a patrimonio) La técnica contable de hoy día, está fundamentada en la partida doble, la cual se basa en el aumento y disminución de las diferentes cuentas que hacen parte del sistema contable del ente económico. Esta técnica la podemos representar de la siguiente manera: Débitos Créditos Aumento de activos Disminuciones del Activo Disminuciones del Pasivo Aumento de pasivos Disminuciones del Patrimonio Aumento de patrimonio Los siguientes son algunos de los principios fundamentales de la partida doble: 1. Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor. (Lo que se tiene se debe) 2. No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. (Los recursos no surgen por si solos, debe proceder de algún lado) 3. Todo valor que entra debe ser igual al valor que sale. (El la base del equilibrio de la ecuación patrimonial) 4. Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta. (Una cuenta así como se crea se debe también eliminar de la misma forma)

ANALISIS TRANSACCIONAL DE LAS ACTIVIDADES DE UNA EMPRESA.

Sobre la base de lo comentado anteriormente, el primer registro que debe tener una empresa que recién nace, es el correspondiente a su constitución, en el cual se dejará constancia de los bienes y recursos monetarios que aportan a la empresa, los socios o dueños de ella. Es decir, nace el concepto de ACTIVO (lo que es de la empresa) y CAPITAL (lo que la empresa le debe a los dueños de ella).

Lo anterior implica que siempre se debe considerar la empresa como un ente total y absolutamente diferente al o los dueños de ella.

Supongamos que se crea una empresa y sus socios A y B, aportan para su constitución $ 500.000 cada uno, luego:

ACTIVO = CAPITAL SOCIO A + CAPITAL SOCIO B

$ 1.000.000 = $ 500.000 + $ 500.000

Como se puede ver, en esta transacción se cumple el Principio Contable de Aceptación General de “Dualidad Económica”, que implica que la empresa posee recursos económicos, los cuales son generadores de riqueza o que traerán beneficios o flujos de fondos en el futuro cuando ellos sean invertidos en otras transacciones, pero a su vez nos está diciendo que dichos activos fueron financiados por Pasivos, que pueden ser los dueños o terceros ajenos a la empresa.

Como se dijo en los Elementos del Sistema Contable, toda empresa debe contar con un Plan de Cuentas, en el cual se deben detallar todos los registros o cuentas, que serán utilizados para anotar las diversas transacciones que ocurren en la vida comercial de ella.    En base a ello, el Contador de la empresa debe considerar en dicho Plan, cuentas que registren las anotaciones que corresponden a los Activos, Pasivos, Pérdidas y Ganancias, las cuales constituyen los que se conoce como LIBRO MAYOR de cada cuenta.

A continuación se efectuará un ejercicio de análisis de transacciones, cuyo objeto es que el lector, entienda el proceso que mentalmente debe seguir el Contador, para poder interpretar y registrar cualquier tipo de transacción.

Los objetivos que se persiguen con el desarrollo de este caso, es que el lector identifique: 1°. Las cuentas que intervienen 2°. Tipo o clase de cuentas (Activo, Pasivo, Pérdida o Ganancia) 3°. Si las cuentas aumentan o disminuyen y 4° Registro al Debe y/o al Haber.

Antecedentes del caso:

1.-Se inicia un negocio con un aporte en efectivo de $ 10.000.000

2.-Se abre una cuenta corriente en el Bco. de la Plaza por 1.800.000

3.-Se compra mercadería con cheque al día por $ 400.000

4.-Se paga arriendo del mes en efectivo por M 50.000

5.-Vende el 50% de la mercancía, al crédito

6.-Compra Muebles y Útiles de oficina con letras a 60 días por $ 100.500

Ana Celia lopera