SOPORTES CONTABLES
Los soportes
contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado
en el momento de elaborarlos
Todas las operaciones económicas que realizan
las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez
para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con
los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a
continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores
que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales
características.
GENERALIDADES
Todos los soportes contables deben contener
la siguiente información general: Nombre o razón social de la empresa que lo
emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del
documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y
contabilizar los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son:
1.
Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de
contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la
empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un
débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto
del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales
de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya
que para ellas el soporte es la factura.
2.
Recibo de consignación bancaria
Este es un comprobante que elaboran los
bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original
queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina
registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para
consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o
cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se
elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan
3. Comprobante de depósito y retiro de
cuentas de ahorros
Las corporaciones de ahorro y crédito han
diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que
sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este
soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o
cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la
cuantía y exigencia del cliente.
4. Factura de compra-venta :La factura
comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de
los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o
vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se
denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el
original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
La factura se debe expedir con los siguientes
requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso).
Numeración en orden consecutivo. (preimpreso). Apellidos y nombre o razón
social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso).
Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha
de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o
servicios prestados. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura.
(preimpreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
5. Cheque:
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada
"girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una
determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado
"beneficiario".
6. Comprobante de pago: Llamado también
comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de
una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la
empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario
de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
Para mayor control en el comprobante de pago
queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los
soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando
claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa
7. Letra de cambio:Este documento negociable
o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada
"girador" a otra llamada "girado", para que pague a la
orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio
como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar
letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador
acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
8. Pagaré:Es un título valor mediante el cual
una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha
determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
9. Nota Débito:Es un comprobante que utiliza
la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por
concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses
causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
10. Nota Crédito:Cuando la empresa concede
descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los
clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su
contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este
comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente,
una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario
de contabilidad.
11. Recibo de caja menor:El recibo de caja
menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que
no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado
caja menor.
12. Nota de contabilidad :Es el documento que
se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte
contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
13. Comprobante diario de contabilidad: Es un
documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y
en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación,
así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan
los documentos y soportes que lo justifiquen.
Los espacios para firmas en los soportes
contables deben quedar diligenciados
En algunas ocasiones, y por el afán con que se
trabaja en los departamentos contables, es posible que se olvide dar
cumplimiento a la norma del Artículo 123 del Decreto 2649 de 1993.
“123.—Soportes. Teniendo en
cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que
se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen
interno o externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en
ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los
comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal
circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que
sea posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el
idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las
operaciones en los libros auxiliares o de detalle.”
Como se ve, es obligatorio que en los
Comprobantes de Egreso, Recibos de Caja, Notas de Contabilidad y demás soportes
que se emplean en la contabilidad existan entonces los espacios donde se puedan
colocar los nombres y firmas de quienes los hayan elaborado, aprobado y
autorizado.
Sin embargo, es normal ver que en
muchos casos ese requisito no se cumple a plenitud sobre todo en las pequeñas
empresas. Es decir, las personas encargadas, a veces por el afán con que
atienden la contabilidad, solo generan los documentos, los codifican, y los
registran en la contabilidad pero se olvidan de incluir en ellos las firmas
antes mencionadas.
Los
inconvenientes de no cumplir con esta norma
Cuando eso sucede, a parte de no
poder tener identificado al responsable directo de las operaciones (lo cual de
por sí es algo delicado), el otro inconveniente que se puede presentar es que
al acumularse muchos documentos a los cuales no se les han puesto esas firmas,
se sienta entonces algo de “pereza” en tener que devolverse a agregarles
dichas firmas.
Y más delicado aún es que si los que
tenían que haberlos firmados se terminan yendo de las empresas, en ese caso se
volverá más complicado el salir a buscarlos para que cumplan con ese requisito.
Por lo anterior, es mejor tener
presente que en todos los soportes contables se hace necesario que se coloquen
las firmas de quienes han participado en su elaboración y aprobación
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